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Para muchas personas la redacción de mails laborales es una tarea de todos los días. Sin embargo, no todos logran el objetivo deseado: la efectividad. Por eso, es importante conocer algunas pautas que nos permitirán escribir correos electrónicos asertivos para comunicarnos mejor y optimizar nuestras tareas.
El avance tecnológico ha ampliado enormemente nuestros canales de comunicación: lo que antes se hacía por teléfono o de forma personal, hoy es posible resolverlo mediante herramientas como Whatsapp o Zoom.
Sin embargo, y aunque en nuestra cotidianeidad haya sido reemplazado por diversas aplicaciones, el correo electrónico sigue siendo uno de los medios de comunicación más utilizados por las empresas y lugares de trabajo.
Lo que sucede es que esta herramienta se puede utilizar de maneras muy diversas. Desde el contacto con clientes o proveedores que se encuentran en distintas partes del mundo, hasta la comunicación con nuestros propios compañeros de trabajo, los mails nos permiten resolver con mayor facilidad aquellas tareas o situaciones que se encuentran presentes en nuestra vida laboral.
Ahora bien, en muchas ocasiones la redacción de esos mails nos puede jugar una mala pasada. Ya sea porque no logramos explicar con claridad aquello que necesitamos, o porque se malinterpretan nuestras palabras, es frecuente que recibamos respuestas que no nos sirvan o, peor aún, que ni siquiera nos contesten.
Es por ese motivo que existen diversas estrategias que resultan de gran utilidad a la hora de escribir nuestros correos, para que consigamos aquello que deseamos y logremos cumplir con nuestra tarea de manera exitosa.
Cómo redactar un mail laboral efectivo
A la hora de redactar nuestros mails laborales es indispensable la cordialidad y la formalidad, porque no debemos olvidar que se tratan de mensajes escritos que se pueden conservar durante largos períodos de tiempo.
Pero, además, para que nuestros correos electrónicos nos permitan lograr nuestros objetivos, es necesario tener en cuenta algunos consejos para evitar malas interpretaciones o que no nos respondan aquello que necesitamos.
Algunas claves para ello son:
1. Ser claros y breves en nuestros mensajes.
Usualmente se dice que “la gente no lee”. Esto tiene que ver con la inmediatez a la que estamos acostumbrados, y al poco tiempo que tenemos para cumplir con diversas actividades.
Es por ese motivo que, al redactar un correo electrónico, no es conveniente que el mensaje sea muy extenso ni complicado, porque lo más probable es que no se lea en su totalidad y que, por lo tanto, no recibamos la respuesta que esperábamos.
Además, los textos muy largos suelen demandar mucho tiempo, tanto para quien los escribe, como para aquel que los tiene que leer.
Entonces, una primera medida a tener en cuenta, a la hora de redactar nuestro mail, es ser lo más concisos y claros posible. Resulta mucho más efectivo un mensaje de pocas líneas, en las que se exponga claramente aquello que necesitamos, que uno que sea sumamente extenso y detallado.
Y, si bien lograr esto puede resultar muy difícil en un comienzo, lo cierto es que, con la práctica, se puede perfeccionar nuestra habilidad de síntesis, sin dejar afuera nada de lo que queremos decir.
Algunos consejos para lograrlo son:
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Releer el correo y verificar si hay detalles que se puedan obviar
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Realizar las preguntas necesarias, o brindar nuestras respuestas, desde el comienzo del mail
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Centrarnos en el tema a desarrollar y no explayarnos en subtemas que son irrelevantes para la información que necesitamos o que estamos exponiendo.
2. Utilizar un asunto concreto
Lo primero que va a leer el destinatario de nuestro correo será el asunto. Y, como bien sabemos, dependiendo de lo que se diga allí va a elegir abrirlo en ese momento, postergarlo o, directamente, ignorarlo.
Es por ese motivo que es fundamental ser extremadamente claros en el asunto, indicando concretamente de qué se trata nuestro mail y cuál es el nivel de prioridad que tiene.
Una frase contundente es mucho más poderosa que una gran sucesión de palabras que no explican nada, o que no tienen ninguna relación con el contenido del correo electrónico.
Por lo tanto, pensar las palabras que vamos a utilizar en el asunto es igual de importante que aquellas que elegimos a la hora de redactar el resto del mensaje, para cautivar la atención de nuestro interlocutor.
3. Establecer plazos específicos
Una manera habitual de cerrar los correos electrónicos laborales es con las frases “quedo al aguardo” o “aguardo su respuesta”.
Y si bien no son frases erradas, lo cierto es que, si necesitamos una respuesta en una fecha determinada, es mucho más efectivo aclararlo de manera directa.
En este sentido, resulta mucho más asertivo decir “por favor envíe su respuesta antes del 5 de marzo” que establecer plazos indeterminados con frases correctas, pero que no son concretas.
4. Corroborar la ortografía y la gramática del mensaje
Enviar mails que contengan faltas de ortografía, o que sean incorrectos gramaticalmente, no solo dificultarán la comprensión de quien los lea, sino que, además, perjudicará nuestra imagen profesional.
Es por eso que, antes de enviar el correo, es indispensable releerlo para verificar que las palabras estén escritas correctamente y que se comprenda el sentido del mensaje.
Y, en caso de que aparezcan dudas, siempre se puede acudir a cualquier herramienta de autocorrección o verificación ortográfica y gramatical para que podamos subsanar cualquier error que aparezca.
5. Enviar archivos adjuntos pequeños
El correo electrónico, a diferencia de otras herramientas de mensajería, brinda la posibilidad de enviar archivos adjuntos, lo que, en el ámbito laboral, es sumamente útil.
Es por ese motivo que, en general, cuando tenemos que compartir algún archivo de Word, Excel, PowerPoint o PDF optamos por esta vía de comunicación.
Sin embargo, es bueno tener en cuenta que, cuando los archivos a enviar son muy pesados, es preferible optar por distintas herramientas que nos permitan subir los archivos a la nube y utilizar el mail solamente para compartir el enlace correspondiente.
Esto se debe a que, en primer lugar, los correos que son muy pesados suelen demorarse mucho en el envío. Pero, además, porque las casillas que utilizamos generalmente cuentan con un espacio de almacenamiento limitado y, si enviamos este tipo de archivos, corremos el riesgo de llenar la casilla de la otra persona y que no la pueda seguir utilizando hasta que no elimine nuestro mail.
Entonces, seguir estos simples consejos nos permitirán tener una comunicación más efectiva, lo que redundará en un menor tiempo destinado a la redacción de correos electrónicos y, fundamentalmente, una transmisión clara de nuestro mensaje para que podamos obtener la respuesta que necesitamos.
Duración: 12 hs. 
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