¿Qué es el Project Management?

Pero… ¿qué significa Project Management? Project Management significa “Gestión de Proyectos” o “Gerenciamiento de Proyectos”, y es una disciplina que se encarga de mejorar los procesos para llegar a resultados exitosos. Entonces, la Gestión de Proyectos o Project Management es toda metodología tendiente a ordenar procesos para maximizar los beneficios en los resultados obtenidos. Asimismo, dicha disciplina incluye el planeamiento, la organización, la estrategia, y el control de los recursos disponibles, con el propósito de conseguir uno o varios objetivos.

Ahora bien. También tendríamos que preguntarnos ¿qué es un proyecto?, y como respuesta podemos manifestar que un proyecto es un emprendimiento temporal realizado por personas para producir un único producto, servicio o resultado, con un principio y un final definidos, con tiempos y costos generalmente limitados, y con entregables, que se realiza para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor. El primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta del proyecto y los objetivos dentro de las limitantes conocidas.

Sin embargo, existen limitantes o restricciones que pueden llegar a impedir el desarrollo del proyecto. Estas son:

• El alcance
• El tiempo
• La calidad
• Y el presupuesto

Por eso, antes de planificar el proyecto con sus respectivas metas y objetivos, es necesario conocer todos los componentes del proyecto, los beneficios que podemos alcanzar y también las limitaciones que tenemos para llevarlo a cabo.

Los cuatro elementos fundamentales de un proyecto son:

• La planificación estratégica, elemento que debe estar asociado a una visión y a una misión, ya que nos muestra el camino, propósito y alcance del proyecto, desarrollando un cronograma que marca la sucesión de actividades, las distintas tareas, fases y eventos que componen el ciclo de vida del proyecto, determinando necesidades, limitaciones, riesgos, roles y responsabilidades.
• El segundo elemento es el desarrollo de producto, que suele coincidir con la etapa de ejecución aunque, por supuesto, siempre requiere de un esfuerzo previo de diseño y uno posterior de pruebas.
• Por su parte, la comunicación es vital para mantener los niveles de información y actualización necesarios para la toma de decisiones.
• Por último, los recursos, desde los temporales a los materiales, incluyendo equipos, herramientas, instalaciones, presupuesto y, por supuesto, también a las personas, que es el activo más valioso y determinante para la realización de cualquier proyecto.

Otra parte importante del Project Management es el Project Manager. ¿Qué es el Project Manager? Es el Gerente del Proyecto, que debe hacer que las cosas se hagan en tiempo, dentro del presupuesto, y de acuerdo a las especificaciones.

Los Gerentes de Proyecto:

• Son organizados
• Están orientados a las metas
• Conocen su rol estratégico para que una organización aprenda, cambie, y tenga éxito
• Son agentes de cambio, ya que deben tomar las metas del proyecto como propias
• Utilizan sus habilidades y experiencia para inspirar en el equipo del proyecto un sentido de propósito compartido
• Trabajan bajo presión y se sienten cómodos con el cambio y la complejidad de los ambientes dinámicos
• Pueden pasar rápidamente desde una visión general a los pequeños detalles que son cruciales
• Cultivan las habilidades interpersonales que se necesitan para desarrollar la confianza y la comunicación entre los involucrados del proyecto

Asimismo, los Gerentes de Proyecto se encuentran en todo tipo de organización, ya sea como empleados, gerentes, contratistas o consultores independientes, y hoy en día, debido al ritmo económico y a los cambios tecnológicos acelerados, las organizaciones están poniendo más y más energía en sus proyectos, y no solamente en sus operaciones de rutina.

Para llevar adelante el Project Management es necesario el esfuerzo y la motivación de todos los integrantes del proyecto, es decir, tanto del Project Manager como de todos los demás integrantes del equipo de trabajo, debido a que la Gestión de Proyectos se trata de un trabajo en grupo donde todos tienen una misma meta y objetivos que alcanzar para el bien del equipo y de la empresa u organización de la cual forman parte.