Hoy en día es muy común que uno deba gestionar varios proyectos a la vez, pero sin descuidar la productividad en el trabajo. Esta es una exigencia del mercado, por lo tanto si uno es líder de proyectos debe ser capaz de mantener bajo control cada uno de los proyectos a su cargo, hacerlos convivir con el resto de las responsabilidades, sin descuidar los resultados en todos los proyectos por igual.
Para poder conseguir este objetivo se pueden tener en cuenta algunos elementos prácticos que podemos aplicar en la gestión de proyectos que son funcionales a cualquier tipo de proyecto, y que ayudan desde el punto de vista de la productividad, a realizar una múltiple gestión de proyectos.
Identificar el foco de cada proyecto
Es importante ante todo identificar la parte clave de cada proyecto, esto contribuirá a garantizar el cumplimiento de resultados en cada uno.
Debemos diferenciar las tareas que son importantes y determinantes en el cumplimiento de los objetivos, porque esto nos ayudará desde el comienzo a ser consciente y responsable de dónde poner nuestra atención durante la duración del proyecto.
Si necesitamos compatibilizar y equilibrar el avance de varios proyectos a la vez es obligatorio obtener el cumplimiento de resultados de cada proyecto. En realidad no importa cuánto tiempo dediques a diario a cada proyecto, porque probablemente el tiempo utilizado varíe según la instancia en la que s encuentre el proyecto, el tipo de proyecto que es, etc. Lo realmente importante está relacionado a los resultados que se obtienen a diario y los avances en cada proyecto.
División de tareas
No es lo mismo lidiar con una gran tarea, que con pequeños trabajos. Esta forma de trabajar consta de aplicar una técnica que consiste en dividir una gran tarea en varias partes de trabajo y tomarlas como unidades separadas en lugar de abordar la gran tarea como si fuera una sola pieza.
Es fundamental en este caso entender que cuando nos enfrentamos a una tarea de gran tamaño antes de comenzar a trabajar directamente en ello debemos analizarla, dividir todo el trabajo involucrado y separarlo en unidades pequeñas que se transformen en fases y tareas individuales. De esta forma se conseguirá optimizar el tiempo y mantenernos enfocados, situación que no se da si nos abocamos a la gran tarea sin fragmentarla.
Planificación diaria y semanal
Para conseguir mantener todos los proyectos a la par, la planificación será el mayor aliado. Se trata de armar un esquema en el que cada proyecto tenga su momento y en el que describamos qué vamos a hacer y qué objetivo hay que cumplir durante ese período. No hay que perder de vista que lo urgente no es lo importante y que, por otra parte, muchas veces uno se deja llevar por lo que más le gusta y no por lo que realmente debe hacer.
Todos los proyectos requieren distintos tipos de tareas, algunas de ellas precisan alta concentración, creatividad, pero también hay tareas menores relacionadas a temas administrativos, de gestión, de recopilación de información, etc. Identificar los distintos tipos de tareas y combinarlos en una planificación diaria de las mismas a abordar en cada proyecto permitirá asegurar un avance equilibrado.
Lo ideal es comenzar por lo más complejo, para luego dedicarse a lo más simple. Cuando uno recién ingresa al trabajo tiene mayor energía, capacidad de concentración y se dispersa menos, por eso iniciar el día con lo que es más tedioso o difícil alivianará la jornada laboral y permitirá pode rcumplir con los objetivos planificados.
Por otro lado la planificación semanal permite que al final de cada semana se puedan evaluar los avances en cada proyecto y reaccionar a tiempo ante un eventual desajuste en la planificación, por ejemplo si en la semana se descuidó un proyecto, al hacer una evaluación se podrán planificar para la semana siguiente las medidas correctivas necesarias.
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