¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva?

El rol de la secretaria ejecutiva en el mundo moderno

Atender llamadas y coordinar la agenda de la gerencia es solo una parte de las tareas que desempeña toda secretaria o asistente ejecutiva. Puesto que, en realidad, el lugar que ocupa en la empresa va más allá de estas funciones: siendo un rol estratégico dentro de las organizaciones, al ser la persona que actúa de puente entre la alta gerencia y los clientes, tanto internos como externos. 

Esto lleva a que los conocimientos sobre el perfil tradicional que se tenía de las secretarías ejecutivas se haya diversificado y, en nuestros días, requieran una sólida preparación y desarrollo de competencias para abordar tareas que son inherentes al área y para enfrentar desafíos tanto internos como sociales.

Cabe destacar que, además, esta es una labor que tradicionalmente era desarrollada por mujeres, pero con los años, los cambios socioculturales y avances en política de género, los hombres fueron incorporándose dentro de esta profesión. Por lo que el término secretaria ejecutiva, aunque aún popular y por eso se sigue usando en esta nota, se ha ido ampliando y ahora se habla de asistentes ejecutivos.

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¿Qué hace una secretaria ejecutiva?

Contrario a la creencia común, el rol de una secretaria ejecutiva en la actualidad abarca más que atender llamadas y coordinar agendas. Implica también la toma de decisiones y colaboración en proyectos claves de la empresa.  Algunas de sus funciones incluyen:

• Preparación de informes y presentaciones.
• Colaboración en proyectos organizativos
• Supervisión del equipo de trabajo.
• Organización de reuniones.
• Atención a proveedores y clientes.

3 competencias de una secretaria ejecutiva

El rol de la secretaría ejecutiva ha experimentado un proceso de profesionalización en los últimos años, convirtiéndose en un puesto fundamental en cualquier empresa. Lo que requiere del desarrollo de competencias claves dentro de los recursos humanos.

Además de ser autónoma, resolutiva y flexible, una secretaria ejecutiva necesita tres competencias específicas para realizar su trabajo de manera profesional:

1. Competencia emocional: La inteligencia emocional es esencial, dado que gran parte del trabajo implica interactuar con diversas personas, ya sean empleados de la organización, clientes o proveedores. Es crucial que la secretaria ejecutiva pueda gestionar sus propias emociones y adaptarse a los cambios y desafíos.
2. Competencias sociales: La empatía y la habilidad comunicacional son fundamentales para mantener buenas relaciones interpersonales y resolver conflictos eficazmente.
3. Competencias de gestión: La eficiencia en el cumplimiento de objetivos es clave, lo que requiere compromiso y organización por parte de la secretaria ejecutiva.

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Comunicación y atención al cliente: dos habilidades clave en el secretariado ejecutivo

Dado el contacto directo con la alta gerencia y los clientes, las habilidades comunicativas y la atención al cliente son indispensables para el éxito en el trabajo de una secretaria ejecutiva. Algunas pautas importantes incluyen:

• Escucha activa: Prestar atención sin interrupciones y demostrar comprensión.
• Lenguaje no verbal: Mantener un buen ánimo y predisposición, prestando atención al lenguaje corporal para evitar malentendidos.
• Profesionalismo en la comunicación escrita y telefónica: Mantener la formalidad y prestar atención plena al cliente.
• Trato cordial y amable: Mostrar buena predisposición y respeto hacia los clientes, personalizando el trato y demostrando interés en sus necesidades.
• Buena actitud y presencia: Estar presente y demostrar disposición para resolver problemas o conflictos.

A modo de cierre

En resumen, una secretaria ejecutiva desempeña un papel vital en cualquier organización, actuando como un puente entre la gerencia y los clientes. Su rol estratégico requiere de competencias específicas y habilidades comunicativas para garantizar el éxito en sus funciones.

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