La profesión de secretaria ejecutiva siempre implicó un trabajo que abarca distintas tareas y disciplinas que deben ser manejadas al mismo tiempo. No se trata únicamente de atender llamados telefónicos y redactar cartas, sino que es una profesión con valor agregado.
El perfil de la secretaria ejecutiva: desempeñarse hoy en día como secretaria de un ejecutivo de una empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, sino que implica tener muchas más habilidades y cualidades que hace unas décadas.
Anteriormente las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. Sin embargo, hoy en día los cambios sociales, laborales y profesionales, hacen que esta profesión sea clave en cualquier compañía de prestigio.
Según el sitio entremujeres.com de Clarín, a pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenacen con reemplazar la función de las secretarias ejecutivas, esa situación está lejos de alcanzarse.
A la hora de postularse para un puesto de secretaria ejecutiva, son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.
En general los asistentes ejecutivos deben ser empleados con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas. Se debe ser proactivo y lo que en inglés se conoce como ”multitasking”, es decir, tener la habilidad de manejar varias tareas al mismo tiempo.
El perfil de la secretaria ejecutiva tiene alta relación con la firmeza y seguridad, especialmente al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el del jefe, así como la contención y el mantenimiento de un clima laboral positivo también ayudan. Un ambiente ameno es clave para que los conflictos puedan ser neutralizados.
De más está decir que no todo se trata del aspecto exterior, la imagen y el buen humor. Es fundamental desarrollar habilidades profesionales, razón por la cual la capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.
Según el tipo de ejecutivo del que se trate y la empresa que se encuentre manejando requerirán de cierto tipo de secretaria ejecutiva especifica, ya que no todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir. Manejo de computación, de idiomas, de reglas protocolares, de planillas de cálculo y de ciertos programas informáticos, son algunos de los requisitos que suelen solicitarse.
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