Cómo gestionar proyectos en una pyme

Una pyme debe ser gestionada orientándola a proyectos con el objetivo de ganar productividad, eficiencia y un mayor control de su operativa.

 

Los proyectos y la organización forman parte de la vida diaria de cualquier ser humano, uno proyecta su jornada, la divide en ocio y laboral, la organiza según los horarios preestablecidos, planifica su semana, su mes, y organiza en relación a eso. Sin embargo, comúnmente se considera que son ciertas profesiones las que se dedican a proyectar y organizar tales como los Informáticos, Ingenieros, Arquitectos. Sin embargo no son sólo ellos quienes realizan y conocen como dirigir y gestionar proyectos de la forma más eficiente posible, si bien ellos se certifican y conocen diferentes metodologías que les permiten realizar de una forma óptima su trabajo, es posible que todos emprendamos ese tipo de camino.

 

Pensemosen la definición de proyecto, como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Lo de único y limitado en el tiempo es lo que caracteriza a cualquier proyecto. La naturaleza temporal nos indica un principio y un final. Un proyecto es algo que se llevará a cabo por un tiempo determinado y que intentaremos concretarlo de manera eficaz y eficiente.

 

Si cada uno de nosotros pensamos en cualquier actividad que realizamos, podremos distinguir muchas y múltiples tareas dentro de proyectos, que llevamos a cabo sin tratarlos como tal, por eso mencionábamos que el gestionar y administrar un proyecto no está reservado sólo para ingenieros o arquitectos, la diferencia, tal vez, es que ellos los tratan como tales y el resto los lleva a cabo sin concientizarse al respecto. ¿No realizamos en nuestras empresas o negocios actividades únicas cada vez, que están limitadas en el tiempo y que implican una coordinación y gestión de las personas y los recursos que intervienen?

 

Qué es lo que debemos tener en cuenta a la hora de gestionar un proyecto:

 

1.- Planificación: planificar un proyecto incluye identificar todos los pasos y tareas que se tienen que realizar para finalizar exitosamente el proyecto y cuando deben realizarse cada uno de ellos, teniendo en cuenta también el tiempo en el que tenemos que hacerlos.

 

2.- Gestionar el tiempo. Una vez que realizamos la planificación, podremos deducir el tiempo que tenemos que dedicar a cada tarea y como influye si algo se retrasa.

 

3.- Control de recursos. Si controlamos los recursos con los que contamos, podremos gestionarlos más eficientemente. No gastar lo que no tenemos ni escatimar demás.

 

4.- Gestión de los equipos y personas que participen en el proyecto. Lo ideal en este punto es poder discernir y que cada persona participante del proyecto pueda poner en práctica su perfil y sacar provecho de sus ventajas competitivas.

 

5.- Tener controlados los riesgos. En la mayoría de los casos tenemos los riesgos identificados, lo cual está bien, pero si damos un paso extra de identificarlas acciones que deberíamos realizar si pasa lo que no debería pasar (riesgo) corremos con ventaja.

 

Una visión orientada a proyectos va a garantizar eficiencia y un claro ahorro de tiempo y dinero. Es decir, vamos aconseguir la eficacia (recordemos que la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que se espera o se desea tras la realización de una acción) y la eficiencia (la eficiencia es conseguir el objetivo en el menor tiempo posible y con los recursos con que se cuenta).