Cómo convertirse en un Wedding Planner exitoso

Diferencias con un organizador de eventos

Una o un coordinador de bodas suele ser un servicio que ofrece el lugar, salón, en el que el evento tendrá lugar. Este concentra dentro de sus funciones el control, en el momento del evento, del servicio que brindan los proveedores y de que se cumpla todo en tiempo y forma. Su labor se limita a lo que acontece durante la celebración, por lo que debe estar presente desde la llegada de todos los proveedores, hasta el final del evento.

A su vez, el organizador realiza el control sobre todos los detalles del día de la boda para que los novios puedan relajarse y disfrutar durante la fiesta.

Un punto importante a destacar es que, en este caso, son los novios quienes se tienen que encargar de la organización previa, contratación de proveedores, confección del timing y el check list, etc.

Mientras que, un wedding planner diseña el evento a medida de la pareja, en función de sus expectativas y de los recursos con los que cuentan. El wedding planner acompaña a los novios desde el día cero, incluso luego de que la celebración haya ocurrido. Una labor que, por lo general, toma como mínimo un año.

Es decir que el wedding planner se encuentra junto a ellos en todo el proceso: antes del día del evento, durante y después.

Funciones más comunes de un wedding planner

Algunas de las tareas más importantes del wedding planner incluyen la organización de cada momento de la boda, cómo el envío de las invitaciones, el contacto con los proveedores y más.

Esta es una lista con las responsabilidades más importantes del wedding planner:

?            Planificación y organización integral de la boda, desde la fiesta de compromiso, la despedida de soltera y soltero, la boda civil, la ceremonia religiosa y la celebración.

?            Acompañamiento en los trámites del registro civil y religiosos.

?            Contratación de todos los proveedores: es costumbre que se cotice con al menos tres proveedores de cada rubro.

?            Armado de la idea conceptual de la boda: esto incluye la ambientación con todos sus componentes, catering, música y entretenimiento, fotografía y video, souvenirs, transporte, reserva de hoteles, etc.

?            Asesoramiento de imagen personal: para la elección del vestido de novia, traje del novio, damas de honor, madrinas, y más. También al respecto del maquillaje, peinado y accesorios.

?             Asesoramiento sobre el protocolo de la boda: se refiere a cómo deben ser las invitaciones, temas de etiqueta en la mesa, el código de vestimenta, consejos sobre gastronomía y maridaje, elementos a considerar para la elección del menú y de vestir las mesas, entre otros más.

?            Una función clave es que durante el evento se encarga de que todo salga según lo planeado.

?            Contratación de servicios de turismo para la luna de miel o lo que hayan elegido los novios

?            Gestión de la lista de invitados, confirmación de asistencia.  Asistencia para la redacción de notas de agradecimiento.  Asesoramiento para el armado de la lista de regalo

Perfil del wedding planner

Un profesional dedicado a la planificación integral de una boda posee ciertas características que le permite llevar adelante la tarea que tienen por delante.

En primer lugar, un wedding planner no puede dejar de poseer la capacidad de visión. Esto implica la posibilidad de poder proyectar, de ver más allá, tener la imagen a futuro de cómo llevar a cabo un proyecto.

Pero, para llevar adelante la visión deseada, es sumamente importante que todo profesional en la organización de bodas posea la capacidad de definir los objetivos. Esto es importante, porque lo primero que se debe hacer cuando se organiza el evento es focalizar la meta precisando, antes, los objetivos.

Aun cuando se haga todo según lo proyectado, en el proceso de planificación de un evento, muchas veces, el planificador se va a encontrar ante situaciones ambiguas en la toma de decisiones. Sobre todo, por el tipo de emociones que este tipo de eventos despierta. Por eso, todo wedding planner deberá poseer la cualidad de saber trabajar ante las ambigüedades, transformándose en certezas.

Lo cierto es que las bodas despiertan en los protagonistas y sus allegados más íntimos una carga emotiva muy importante, por lo cual todo wedding planner debe estar preparado para poder entenderlos y descifrar sus requerimientos. Este abanico de emociones hace que un wedding planner se enfrente con avances y retrocesos. Pero eso no puede detenerlos.

Todo profesional debe saber tolerar el riesgo ante la incertidumbre que esto provoca sin perder el foco del objetivo y, ante la necesidad, torcer el curso de las acciones y seguir adelante. Para poder hacer esto es necesario que el wedding planner sea flexible en la toma de decisiones. Puesto que, más allá de la planificación, todo evento tiene un componente desestabilizante si no sabe actuar bajo presión: el famoso imprevisto. Por ejemplo: un proveedor que se retrasa, una estructura que no se sostiene, un colaborador enfermo, una novia en crisis, un cambio de opiniones.

Todos estos posibles acontecimientos podrían llevar al fracaso del evento, si no se realizan los cambios que sean necesarios, pero esto requiere de flexibilidad, es decir, la capacidad de revisar el proceso desde distintos puntos de vista para lograr la solución correcta.

Para poder hacer esta revisión del proceso desde diversos puntos de vista, es necesario que los organizadores que se especializan en bodas, posean la capacidad de la creatividad. Muchos organizadores, consideran que no tienen dicha capacidad, pero esto no es así. La creatividad supone un proceso del pensamiento, que lleva a cabo una asociación de ideas y conceptos que finalizan en algo nuevo y original. Y si bien parece algo complicado, con la práctica y los ejercicios adecuados, la creatividad se desarrolla y se vuelve parte del trabajo cotidiano.

La falta de tiempo es una barrera importante que frena el proceso creativo con el que todo wedding planner siempre se encontrará al trabajar. En esta actividad se trabaja con fechas límites para la presentación de un trabajo, retrasos inesperados por parte de los proveedores o eventos insospechados.

Pero un wedding planner no trabaja solo, ningún evento puede ser llevado a cabo por una sola persona, sino que requiere de un equipo de trabajo del cual él es la cabeza principal. Por lo tanto, la capacidad para trabajar en equipo y saber dirigir las acciones orientadas a un objetivo común son capacidades necesarias y esenciales que todo wedding planner debe poseer.

Como cabeza del equipo, entonces, es imprescindible que el wedding planner delegue autoridad para que cada miembro del equipo pueda desarrollar las tareas con los recursos necesarios. Esto lleva a considerar que otra de las cualidades que este perfil requiere, es que el wedding planner, sepa delegar tareas a su equipo. Esto quiere decir que debe ejercer controles estableciendo fechas de revisiones que permitan ir evaluando el curso de la acción. 

La delegación es la herramienta más eficaz para el crecimiento personal y el de los colaboradores. Así como la escucha y el estar abierto a sugerencias de parte de todos los miembros de un equipo. Pero para que la dinámica funcione de manera correcta es imprescindible reconocer los límites propios.

Solo una excelente comunicación con el equipo de trabajo puede ayudar a conseguir el objetivo del proyecto. Mantener informadas a las personas que participan en un proyecto asegura el éxito. Por eso la capacidad de comunicación debería ser inherente a todo organizador de bodas, pero también es muy útil al momento de pensar la relación con los proveedores de servicios. En general, los wedding planner se refieren a los proveedores como sus aliados estratégicos y esto resume uno de los conceptos más importantes del trabajo en equipo.

El proveedor de cualquiera de los rubros que intervienen en un evento tiene que convertirse en un colaborador de los proyectos porque de esa manera se verá involucrado, y se establecerán vínculos de trabajo más profundos y fructíferos.  Esto se logra solamente cuando el wedding planner posee como rasgo distintivo la capacidad de establecer alianzas.

Es importante remarcar que más allá de la planificación, en todo evento suceden imprevistos. Reforzar la autoestima, organizarse, repensar las actitudes, son acciones que pueden ayudar en los momentos críticos de un evento y que marcarán la diferencia con el resto de los organizadores. Para ello, es necesaria la facultad de autocrítica, como la capacidad de distinguir los propios defectos, enfrentarlos y resolverlos. Esta es una actitud madura que todo wedding planner debería poseer en pos de su crecimiento.

Stephen R. Covey afirma que “el wedding planner debe saber reconocer lo urgente de lo importante”. Esta es una de las características que cualquier wedding planner debe incorporar a lo largo de toda su carrera.