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Cómo organizar el evento perfecto

10/10 -Nota Destacada
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Ceremonial y Eventos
Si decidís planear un evento, sin importar cual sea el propósito del mismo (educativo, entretenimiento, conocimiento de marca) lo principal es que probablemente no cuentes con mucho tiempo, por lo tanto hacerlo de manera profesional minimizando cualquier tipo de riesgo que pudiera surgir es la clave del éxito. Cómo organizar el evento perfecto

Planear un evento es un proceso desafiante a la vez que requiere mucho tiempo. Además es una manera muy efectiva de promover los bienes y servicios de las empresas.
 
Algunos puntos a enfrentar son escoger el emplazamiento del evento (puede ser un salón, una biblioteca, un hotel, dependiendo del tipo de evento), el manejo de las invitaciones, el seguimiento de las respuestas, y el rastreo y seguimiento de los pagos.
 
A continuación te ofrecemos un listado de consejos para que tu evento salga perfecto.
 
El planeamiento es fundamental.
 
Lo primero a considerar es el tipo de audiencia. El “cuando y donde” están supeditados al tipo de audiencia del evento. Hay dos objetivos que no se pueden perder de vista qué es lo que se espera cumplir y qué es lo que se espera que los invitados cumplan.
 
Si uno tiene en cuenta estos consejos hay mayores probabilidades de que se focalicen los esfuerzos de manera adecuada y no dispersa, al tiempo que se comunique de un modo efectivo y que la experiencia resulte significativa para todos.
 
Las invitaciones deben serpersonalizadas.
 
La invitación debe ser lo suficientemente atractiva como para que la persona a la que va dirigida la tome en cuenta.
 
La invitación debe lucir profesional y contener la información básica necesaria sobre el evento. Debe incluir el nombre de cada invitado, contener el logo y nombre de la empresa a promocionar, el objetivo del evento (para qué se realiza: lanzamiento de un producto nuevo, presentación de un servicio, aniversario, etc.). Detallar claramente dirección, fecha, horario, código de vestimenta, información de contacto. Si es necesario se puede incluir un mapa e instrucciones.
 
Utilizar la promoción proactiva
 
Las invitaciones nunca son garantía de un evento lleno de invitados. Para conseguir que los invitados participen se puede utilizar una pagina web del evento, actividades que se desarrollarán en el mismo, por supuesto que la web debe contener también nombre y logo de la empresa que lo lleva adelante.
 
Si el evento es abierto a la comunidad, siempre es positivo utilizar redes sociales tales como facebook, twitter, instagram.
 
Unos días antes del evento es necesario enviar un recordatorio.
 
Si el evento es pago, lo ideal es conseguir que los asistentes paguen con antelación, porque de ese modo uno se asegura la asistencia.
 
 
Actividades luego del evento
 
Siempre es fructífero hacer un seguimiento posterior para mejorar eventos futuros. Tener presente quien asistió y quien no, qué funcionó y qué habría que descartar para que el próximo evento salga aún mejor.
 
Se puede enviar una gacetilla con lo más importante del evento, imágenes, algún audio o video. Incluso se puede realizar una encuesta para ver cuál es la opinión de los asistentes.
 
Que un evento salga perfecto depende tanto de lo que se haga antes del mismo como a posteriori. Si se siguen estos consejos se puede ser más productivo en menos tiempo, lucir profesional y ofrecer una experiencia satisfactoria al cliente y a los asistentes.
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