A la hora de gestionar un proyecto suelen aparecer algunos errores que son comunes, pero fácilmente evitables para conseguir mejores frutos de nuestro trabajo.
Entregar fuera de plazo, usar recursos indiscriminadamente o no advertir defectos de calidad son algunos de los problemas más frecuentes en la gestión de proyectos. Estos inconvenientes llevan al fracaso de un proyecto, a la vez que cuestan cientos de miles de dólares al año a la economía mundial.
Así lo demuestra la Academia Internacional de Líderes de Proyectos a través de los resultados de algunos de los estudios que ofrece en su web:
Según una encuesta realizada a 380 ejecutivos de Europa Occidental por la consultora Lógica cuyas bases están en Inglaterra:
El 35% de las organizaciones abandonó un proyecto de gran envergadura en los últimos tres años.
El 37% de los proyectos de cambio en los procesos de negocio no reportan beneficios.
Por otra parte, una encuesta de la consultora KPMG sobre gestión de proyectos revela que:
El 70% de las empresas ha sufrido el fracaso de, al menos, un proyecto en los últimos doce meses.
El 50% de los encuestados admite que el proyecto no pudo alcanzar resultados consistentes en relación a las metas propuestas.
Incluso un estudio de IBM practicado sobre una muestra de 1.500 ejecutivos de gestión del cambio reveló que:
Sólo el 40% de los proyectos tienen éxito en la consecución de los objetivos planteados en cuanto a plazo de entrega, presupuesto y estándares de calidad.
Las principales barreras al éxito en los proyectos las imponen el cambio de mentalidad y actitudes (58%), la cultura corporativa (49%) y la falta de apoyo de la alta dirección (32%). La subestimación de la complejidad de las tareas a afrontar aparece como un factor clave del fracaso en el 35% de los proyectos.
De todos modos, en reiteradas oportunidades, el fracaso de los proyectos está relacionado con errores cometidos por parte de la dirección. Estos errores pueden producirse en cada una de las fases que componen el proyecto, o en varias de ellas, y extender sus efectos adversos a las demás, con el consiguiente impacto negativo en los resultados finales.
Errores que se deben evitar en la dirección de proyectos
1. Basar la preparación del proyecto en presunciones en vez de en datos contrastados. La fase de iniciación del proyecto es el momento de conocer exactamente qué es lo que se busca. Este momento no es el de las presunciones, ni de las suposiciones, sino de certezas. Para evitar este tipo de inconvenientes es necesario acudir a los interlocutores competentes y averiguar detalles tales como: los objetivos específicos del proyecto (que han de ser realistas y cuantificables), cuál será el plazo de entrega y momento de inicio, de cuanto es el presupuesto disponible y cuáles son los recursos y materiales con los que se cuenta y proveedores autorizados.
2. En la etapa de planificación se debe involucrar a los responsables de los equipos. En este caso, si no se cuenta con la participación de quienes van a intervenir más directamente en la consecución de los resultados se puede ver afectada la precisión del planeamiento y posteriormente podrían aparecer dificultades a la hora de conseguir que las personas comprendan lo que se espera de ellas y cuáles son las metas fijadas.
Para conseguir el compromiso absoluto de todos los involucrados en el proyecto, es menester ser claros y precisos.
Es conveniente crear un plan de acción que deberá ser conocido por todos los interesados y en el que, al menos, se especifiquen:
Cuáles serán los roles y responsabilidades de los miembros del equipo; debe contar con un programa del proyecto, incluyendo fases, actividades y tareas; se deben especificar los recursos necesarios para la consecución de cada actividad (personal, tiempo, material, otros recursos, etc.); se debe plantear un plan de comunicación y medios y cuáles serán las herramientas disponibles y un plan de posibles riesgos.
3. Otro problema que puede estar presente es la falta de comunicación o la existencia de una comunicación insuficiente. Si la Dirección de proyecto no comunica de manera eficaz y eficiente, el proyecto puede llegar a fracasar. Las herramientas para generar una comunicación fluida son: reuniones, elaboración de reportes, comunicación online.
4. Incorrecta elección del método de seguimiento del proyecto. Para llegar a un fin exitoso, todo proyecto debe ser controlado, ya que a través del control es posible detectar errores a tiempo que pueden ser corregidos y evitados sus efectos.
5. Entrega de proyecto con asuntos pendientes. Entregar un proyecto sin estar 100% terminado es inadmisible, ya que al dejar cabos sueltos y aspectos por completar se demuestra falta de profesionalismo. Para evitar este error se pueden desarrollar listas de control y seguimiento para asegurarse que todo es completado según lo esperado. También es importante establecer el modo y plazo en que se finalizarán todas las etapas del proyecto y con ellas el proyecto en su totalidad.
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