Tener una eficaz y eficiente gestión de proyectos en una organización es muy relevante debido a que eso evita pérdidas y mejora todos los procesos organizacionales.
Las organizaciones que llevan a cabo proyectos de todo tipo deben planear la creaciónde equipos de trabajo que se especialicen en la gestión ordenada y completa de los mismos, a través de procesos específicamente diseñados y con las herramientas necesarias para concretarlos.
Todo proyecto puede dividirse en ciertas fases que incluyen: el inicio, la planificación, la ejecución, el monitoreo y control y el cierre.
En el inicio se identifican y registran los objetivos y variables que dan vida al proyecto, así como quiénes participarán en él.
Luego sigue la etapa de planificación, en la que se establece qué se hará, cuándo, a qué costo, cómo y quiénes lo harán.
Una vez determinadas estas variables se podrá llevar a cabo la ejecución de los trabajos que producirán los productos. Siempre es necesario considerar que todo proyecto suele tener cambios en diversos rubros, desde sus objetivos hasta las especificaciones de producto.
Durante las etapas de inicio, planificación y ejecución, se ejercerá el monitoreo y control sobre el alcance, el tiempo, el costo, la calidad, los recursos humanos, las comunicaciones, el riesgo, las adquisiciones y el comportamiento y satisfacción de los interesados.
Este monitoreo y control permite diseñar acciones preventivas o correctivas que garanticen que los productos cumplan con los objetivos del proyecto.
Finalmente, llega la etapa de cierre del proyecto que permitirá que tanto los compromisos contractuales que se hayan ejercido como el cúmulo de información técnica y administrativa que se haya generado en el proyecto sean adecuadamente concluidos, archivados y respaldados para su entrega al usuario final, cliente o patrocinador del proyecto.
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